ความหมายและนิยาม ของ KM

การจัดการความรู้ (อังกฤษ: Knowledge management - KM) คือ การรวบรวม สร้าง จัดระเบียบ แลกเปลี่ยน และประยุกต์ใช้ความรู้ในองค์กร โดยพัฒนาระบบจาก ข้อมูล ไปสู่ สารสนเทศ เพื่อให้เกิด ความรู้ และ ปัญญา ในที่สุด

การจัดการความรู้ประกอบไปด้วยชุดของการปฏิบัติงานที่ถูกใช้โดยองค์กรต่างๆ เพื่อที่จะระบุ สร้าง แสดงและกระจายความรู้ เพื่อประโยชน์ในการนำไปใช้่และการเรียนรู้ภายในองค์กร อันนำไปสู่การจัดการสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการธุรกิจที่ดี องค์กรขนาดใหญ่โดยส่วนมากจะมีการจัดสรรทรัพยากรสำหรับการจัดการองค์ความรู้ โดยมักจะเป็นส่วนหนึ่งของแผนกเทคโนโลยีสารสนเทศหรือแผนกการจัดการทรัพยากรมนุษย์

รูปแบบการจัดการองค์ความรู้โดยปกติจะถูกจัดให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ขององค์กรและประสงค์ที่จะได้ผลลัพธ์เฉพาะด้าน เช่น เพื่อแบ่งปันภูมิปัญญา,เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน, เพื่อความได้เปรียบทางการแข่งขัน, หรือเพื่อเพิ่มระดับนวัตกรรมให้สูงขึ้น

นิยาม

ปัจจุบันโลกได้เข้าสู่ยุคเศรษฐกิจฐานความรู้ (Knowledge-based Economy – KBE) งานต่างๆจำเป็นต้องใช้ความรู้มาสร้างผลผลิตให้เกิดมูลค่าเพิ่มมากยิ่งขึ้น การจัดการความรู้เป็นคำกว้างๆ ที่มีความหมายครอบคลุมเทคนิค กลไกต่างๆ มากมาย เพื่อสนับสนุนให้การทำงานของแรงงานความรู้ (Knowledge Worker) มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น กลไกดังกล่าวได้แก่ การรวบรวมความรู้ที่กระจัดกระจายอยู่ที่ต่างๆ มารวมไว้ที่เดียวกัน การสร้างบรรยากาศให้คนคิดค้น เรียนรู้ สร้างความรู้ใหม่ๆ ขึ้น การจัดระเบียบความรู้ในเอกสาร และทำสมุดหน้าเหลืองรวบรวมรายชื่อผู้มีความรู้ในด้านต่างๆ และที่สำคัญที่สุด คือการสร้างช่องทาง และเงื่อนไขให้คนเกิดการแลกเปลี่ยนความรู้ระหว่างกัน เพื่อนำไปใช้พัฒนางานของตนให้สัมฤทธิ์ผล

ประเภทของความรู้

ความรู้สามารถแบ่งออกเป็นประเภทใหญ่ๆ ได้สองประเภท คือ ความรู้ชัดแจ้ง (Explicit Knowledge) และความรู้แฝงเร้น (Tacit Knowledge) ความรู้ชัดแจ้งคือความรู้ที่เขียนอธิบายออกมาเป็นตัวอักษร เช่น คู่มือปฏิบัติงาน หนังสือ ตำรา ส่วนความรู้แฝงเร้นคือความรู้ที่ฝังอยู่ในตัวคน ไม่ได้ถอดออกมาเป็นลายลักษณ์อักษร หรือบางครั้งก็ไม่สามารถถอดเป็นลายลักษณ์อักษรได้ ความรู้ที่สำคัญส่วนใหญ่ มีลักษณะเป็นความรู้แฝงเร้น อยู่ในคนทำงาน และผู้เชี่ยวชาญในแต่ละเรื่อง จึงต้องอาศัยกลไกแลกเปลี่ยนเรียนรู้ให้คนได้พบกัน สร้างความไว้วางใจกัน และถ่ายทอดความรู้ระหว่างกันและกัน

ตามตัวแบบของเซกิ (SECI Model) ความรู้ทั้งแบบแฝงเร้นและแบบชัดแจ้งจะมีการแปรเปลี่ยนถ่ายทอดไปตามกลไกต่างๆ เช่น การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ การถอดความรู้ การผสานความรู้ และการซึมซับความรู้

การจัดการความรู้นั้นมีหลายรูปแบบ มีหลากหลายโมเดล แต่ที่น่าสนใจ คือ การจัดการความรู้ ที่ทำให้คนเคารพศักดิ์ศรีของคนอื่น เป็นรูปแบบการจัดการความรู้ที่เชื่อว่า ทุกคนมีความรู้ปฏิบัติในระดับความชำนาญที่ต่างกัน เคารพความรู้ที่อยู่ในคน เพราะหากถ้าเคารพความรู้ในตำราวิชาการอย่างเดียวนั้น ก็เท่ากับว่าเป็นการมองว่า คนที่ไม่ได้เรียนหนังสือ เป็นคนที่ไม่มีความรู้

กรอบแนวคิดการจัดการความรู้

• ตัวแบบทูน่า (Tuna Model) เป็นกรอบแนวคิดอย่างง่ายในการจัดการความรู้ โดยให้การจัดการความรู้เปรียบเสมือนปลา ซึ่งประด้วยส่วนหัว ลำตัว และหาง แต่ละส่วนมีหน้าที่ที่ต่างกันดังนี้
  1. ส่วนหัวและตา (Knowledge Vision - KV) มองว่ากำลังจะไปทางไหน ซึ่งต้องตอบให้ได้ว่า "ทำ KM ไปเพื่ออะไร"
  2. ส่วนกลางลำตัว (Knowledge Sharing - KS) ส่วนที่เป็นหัวใจให้ความความสำคัญกับการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ช่วยเหลือ เกื้อกูลกันและกัน
  3. ส่วนหาง (Knowledge Assets - KA) คือ สร้างคลังความรู้ เชื่อโยงเครือข่าย ประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ "สะบัดหาง" สร้างพลังจากชุมชนแนวปฏิบัติ

สถาบันส่งเสริมการจัดการความรู้เพื่อสังคม (สคส.) ในประเทศไทย ได้พัฒนาตัวแบบทูน่าเป็น "ตัวแบบปลาตะเพียน" โดยมองว่าองค์การมีหน่วยงานย่อย ซึ่งมีความแตกต่างกัน รูปแบบความรู้แต่ละหน่วยจึงต้องปรับให้เหมาะสมกับบริษัทของตน แต่ทั้งฝูงปลาจะหันหน้าไปทิศทางเดียวกัน

• กรอบความคิดของ Holsapple Holsapple ได้ทบทวนวรรณกรรมเกี่ยวกับพัฒนาการของแนวคิดของการจัดการความรู้ 10 แบบมาประมวลซึ่งแสดงถึงส่วนประกอบของการจัดการความรู้ (KM elements) เพื่อนำไปจัดระบบเป็นองค์ประกอบหลัก 3 ด้านของการจัดการความรู้ (Three-fold framework) ได้แก่ ทรัพยการด้านการจัดการความรู้ กิจกรรมการจัดการความรู้ และอิทธิพลของการจัดการความรู้ และให้ผู้เชี่ยวชาญ นักวิชาการ และผู้ประกอบการที่เกี่ยวข้องกับการจัดการความรู้ให้ข้อคิดเห็น วิจารณ์และข้อเสนอแนะ ได้ผลออกมาเป็นกรอบความร่วมมือ (Collaborative Framework)

ที่มา จาก การจัดการความรู้ วิกีพีเดีย http://th.wikipedia.org/wiki/

การเรียนรู้ด้วยตนเองสู่การเรียนรู้ตลอดชีวิต

การเรียนรู้ได้ด้วยตนเองเป็นสิ่งสุดยอดกว่าการเรียนรู้อย่างอื่นๆ เพราะเมื่อเกิดการเรียนรู้แล้วจะยั่งยืน อยู่ได้นาน เพราะสิ่งที่เขาเรียนรู้นั้นอาจเป็นเรื่องที่เขาสนใจอยู่แล้ว อยากจะเรียนรู้อยู่แล้ว กล่าวได้ว่าไอน์สไตย์ก็เป็นอีกผู้หนึ่งที่เรียนรู้ด้วยตนเองในสิ่งที่ตัวเองอยากรู้ และจะเรียนรู้ได้ดีและเรียนรู้อย่างลึกซึ้ง

ประเทศแคนาดาสนับสนุนงบประมาณประมาณร้อยละ 8 ของผลิตภัณฑ์มวลรวมภายในประเทศ สนับสนุนให้มีการเรียนรู้ได้ที่บ้าน เป็นโครงการเรียนรู้สู่การทำงาน ฝึกเยาวชนได้เรียนรู้งานจริงๆ มีปัญชีเงินฝากเพื่อการศึกษา

การจะทำได้เช่นนั้นทุกฝ่ายจะต้องร่วมมือกัน ทั้งนายจ้างลูกจ้าง การศึกษาก่อให้เกิดโครงการรวมเป็นหุ้นส่วน มีโครงการซอพท์แวร์มนุษย์ เมื่อส่วนใดขาดก็ขอความร่วมมือจากส่วนอื่น องค์การอาสาสมัครการเรียนรู้ตลอดชีวิต เป็นหน่วยงานเอกชนเพื่ออบรมพัฒนา ความชำนาญประสบการณ์ด้านอาชีพ แบบต่อเนื่องตลอดชีวิต

แน่นอนว่าจะต้องมีนโยบายการศึกษาตลอดชีวิต เช่นประเทศญี่ปุ่นให้ความสำคัญมากที่ได้ตั้งหน่วยงานดำเนินการเรื่องนี้เป็นการเฉพาะ มีการกำหนดยุทธศาสตร์ใหม่ในทุก 5 ปี มีการฝึกอบรม นำนวัตกรรมที่สำคัญมาใช้ และจัดการศึกษาให้สัมพันธ์กับการทำงาน

การกำหนดให้มีสภามาตรฐานและหลักสูตร มีหลักสูตรสำหรับผู้ว่างงาน การฝึกอบรมระหว่างปฏิบัติงาน การฝึกอาชีพ และการศึกษาทางไกลที่สามารถเทียบโอนหน่วยกิตได้ โดยมีการปรับให้เหมาะสมกับสไตล์การเรียน และความจำเป็นของแต่ละบุคคล

มีการอบรมครูอย่างต่อเนื่องและปรับหลักสูตรให้ทันสมัยอยู่เสมอ มีหน่วยงานดูแลคุณภาพ ปรับหน่วยงานประกันคุณภาพให้ดูแลคุณภาพของมหาวิทยาลัยในด้านต่างๆ

กระบวนการบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลง (Change Management Process)

กระบวนการบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลง (Change Management Process) เป็นกรอบความคิดแบบหนึ่งเพื่อให้องค์กรที่ต้องการจัดการความรู้ภายในองค์กร ได้มุ่งเน้นถึงปัจจัยแวดล้อมภายในองค์กร ที่จะมีผลกระทบต่อการจัดการความรู้ ประกอบด้วย 6 องค์ประกอบ ดังนี้
1) การเตรียมการและปรับเปลี่ยนพฤติกรรม - เช่น กิจกรรมการมีส่วนร่วมและสนับสนุนจากผู้บริหาร (ที่ทุกคนมองเห็น), โครงสร้างพื้นฐานขององค์กร, ทีม/ หน่วยงานที่รับผิดชอบ, มีระบบการติดตามและประเมินผล , กำหนดปัจจัยแห่งความสำเร็จชัดเจน
2) การสื่อสาร – เช่น กิจกรรมที่ทำให้ทุกคนเข้าใจถึงสิ่งที่องค์กรจะทำ, ประโยชน์ที่จะเกิดขึ้นกับทุกคน, แต่ละคนจะมีส่วนร่วมได้อย่างไร
3) กระบวนการและเครื่องมือ - ช่วยให้การค้นหา เข้าถึง ถ่ายทอด และแลกเปลี่ยนความรู้สะดวกรวดเร็ว
ขึ้น โดยการเลือกใช้กระบวนการและเครื่องมือ ขึ้นกับชนิดของความรู้, ลักษณะขององค์กร (ขนาด, สถานที่ตั้ง ฯลฯ), ลักษณะการทำงาน, วัฒนธรรมองค์กร, ทรัพยากร
4) การเรียนรู้ - เพื่อสร้างความเข้าใจและตระหนักถึงความสำคัญและหลักการของการจัดการความรู้ โดยการเรียนรู้ต้องพิจารณาถึง เนื้อหา, กลุ่มเป้าหมาย, วิธีการ, การประเมินผลและปรับปรุง
5) การวัดผล - เพื่อให้ทราบว่าการดำเนินการได้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่, มีการนำผลของการวัดมาใช้ในการปรับปรุงแผนและการดำเนินการให้ดีขึ้น, มีการนำผลการวัดมาใช้ในการสื่อสารกับบุคลากรในทุกระดับให้เห็นประโยชน์ของการจัดการความรู้ และการวัดผลต้องพิจารณาด้วยว่าจะวัดผลที่ขั้นตอนไหนได้แก่ วัดระบบ (System), วัดที่ผลลัพธ์ (Out put) หรือวัดที่ประโยชน์ที่จะได้รับ (Out come)การยกย่องชมเชยและให้รางวัล - เป็นการสร้างแรงจูงใจให้เกิดการปรับเปลี่ยนพฤติกรรมและการมีส่วนร่วมของบุคลากรในทุกระดับ โดยข้อควรพิจารณาได้แก่ ค้นหาความต้องการของบุคลากร, แรงจูงใจระยะสั้นและระยะยาว, บูรณาการกับระบบที่มีอยู่, ปรับเปลี่ยนให้เข้ากับกิจกรรมที่ทำในแต่ละช่วงเวลา

กระบวนการจัดการความรู้ (Knowledge Management Process)

กระบวนการจัดการความรู้ (Knowledge Management Process) เป็นกระบวนการแบบหนึ่งที่จะช่วยให้องค์กรเข้าใจถึงขั้นตอนที่ทำให้เกิดกระบวนการจัดการความรู้ หรือพัฒนาการของความรู้ที่จะเกิดขึ้นภายในองค์กร ประกอบด้วย 7 ขั้นตอน ดังนี้
1) การบ่งชี้ความรู้ – เช่นพิจารณาว่า วิสัยทัศน์/ พันธกิจ/ เป้าหมาย คืออะไร และเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย เราจำเป็นต้องรู้อะไร , ขณะนี้เรามีความรู้อะไรบ้าง, อยู่ในรูปแบบใด, อยู่ที่ใคร
2) การสร้างและแสวงหาความรู้ – เช่นการสร้างความรู้ใหม่, แสวงหาความรู้จากภายนอก, รักษาความรู้เก่า, กำจัดความรู้ที่ใช้ไม่ได้แล้ว
3) การจัดความรู้ให้เป็นระบบ - เป็นการวางโครงสร้างความรู้ เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการเก็บความรู้ อย่างเป็นระบบในอนาคต
4) การประมวลและกลั่นกรองความรู้ – เช่นปรับปรุงรูปแบบเอกสารให้เป็นมาตรฐาน, ใช้ภาษาเดียวกัน, ปรับปรุงเนื้อหาให้สมบูรณ์
5) การเข้าถึงความรู้ – เป็นการทำให้ผู้ใช้ความรู้นั้นเข้าถึงความรู้ที่ต้องการได้ง่ายและสะดวก เช่น ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT), Web board ,บอร์ดประชาสัมพันธ์ เป็นต้น
6) การแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้ – ทำได้หลายวิธีการ โดยกรณีเป็น Explicit Knowledge อาจจัดทำเป็น เอกสาร, ฐานความรู้, เทคโนโลยีสารสนเทศ หรือกรณีเป็น Tacit Knowledge อาจจัดทำเป็นระบบ ทีมข้ามสายงาน, กิจกรรมกลุ่มคุณภาพและนวัตกรรม, ชุมชนแห่งการเรียนรู้, ระบบพี่เลี้ยง, การสับเปลี่ยนงาน, การยืมตัว, เวทีแลกเปลี่ยนความรู้ เป็นต้น
7) การเรียนรู้ – ควรทำให้การเรียนรู้เป็นส่วนหนึ่งของงาน เช่นเกิดระบบการเรียนรู้จาก สร้างองค์ความรู้>นำความรู้ไปใช้>เกิดการเรียนรู้และประสบการณ์ใหม่ และหมุนเวียนต่อไปอย่างต่อเนื่อง

การพัฒนาองค์กรจัดการความรู้ด้วย CoP(ความสำคัญของ CoP)

ความสำคัญของ CoP
การจัดการความรู้ผ่าน CoP จะทำให้เกิดการเรียนรู้ต่อยอดอย่างไม่มีที่สิ้นสุด ทำให้ความรู้ที่เกิดขึ้นมีความเป็นพลวัตสูงและยากที่จะล้าสมัย เพราะมีการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงอย่างตลอดเวลา และเมื่อชุมชนเหล่านี้แผ่ไปทั่วทั้งองค์กร องค์กรก็จะกลายเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ในที่สุด
ลักษณะพิเศษของ CoP ที่ทำให้เป็นแนวคิดในการจัดการความรู้ที่น่าจับตามองก็คือ พลวัตในการจัดการความรู้ของ CoP ได้รับการขับเคลื่อนด้วยแรงปรารถนา (Passion) ของสมาชิกในชุมชนเอง ซึ่งแรงปรารถนานี้ องค์กรแทบไม่สามารถสร้างขึ้นเองได้เลย จากที่ผ่านมาองค์กรจำนวนมากที่สร้างพลวัตในการจัดการความรู้ด้วยการบังคับหรือใช้สิ่งล่อใจ แน่นอนว่าพลวัตเหล่านี้ย่อมไม่ยั่งยืน เพราะทันทีที่เลิกบังคับหรือดึงสิ่งล่อใจเหล่านั้นออกมา พลวัตดังกล่าวย่อมหยุดนิ่งลง วงล้อของการจัดการความรู้ย่องไม่สามารถเดินต่อไปได้
แต่สำหรับ CoP แล้ว จะเป็นไปในทางตรงกันข้าม โดยเมื่อคุณค้นพบแรงปรารถนาเหล่านั้นแล้ว สิ่งเดียวที่คุณต้องทำก็คือ การดึงอุปสรรคต่างๆ ที่คอยขวางกั้นแรงปรารถนาเหล่านั้นออกไป วงล้อของการจัดการความรู้ย่อมขับเคลื่อนไปข้างหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งเป็นวิธีที่ง่ายและหระหยัดมากกว่า

การพัฒนาองค์กรจัดการความรู้ด้วย CoP(องค์ประกอบของ CoP)

องค์ประกอบของ CoP
Etienne Wenger ผู้ให้กำเนิดแนวคิดเกี่ยวกับ CoP มองว่า CoP ที่สมบูรณ์แบบจะมีองค์ประกอบ 3 ด้าน คือ โดเมน ชุมชน และแนวปฏิบัติ หากขาดองค์ประกอบใดองค์ประกอบหนึ่งไป ย่อมไม่ใช่ CoP อย่างแท้จริง
1. โดเมน (Domain) เป็นหัวข้อความรู้หรือปัญญาที่สมาชิกชุมชนมีแรงปรารถนาร่วมกัน
2. ชุมชน (Communities) คือพันธะทางสังคมที่ยึดเหนี่ยวสมาชิกเข้าไว้ด้วยกัน โดยสมาชิกชุมชนจะมีความสนิทสนม ไว้วางใจรวมทั้งคุ้นเคยในฝีไม้ลายมือและความชอบของกันและกัน
3. แนวปฏิบัติ (Practice) เป็นองค์ความรู้ที่เป็นผลิตผลของการอยู่รวมกันเป็นชุมชน สมาชิกจะนำแนวปฏิบัติเหล่านี้ไปเป็นแนวทางในการปฏิบัติงาน และนำสิ่งที่ได้เรียนรู้จากการฝึกปฏิบัติมาแลกเปลี่ยนเรียนรู้กับเพื่อนสมาชิกในชุมชน เป็นการต่อยอดอย่างไม่มีที่สิ้นสุด
องค์ประกอบทั้ง 3 นี้เปรียบเสมือนเก้าอี้สามขา ถ้าเราเลื่อยขาใดขาหนึ่งทิ้งไปเก้าอี้ไม่สามารถตั้งอยู่ได้ต้องล้มครืนลงมา CoP ก็เช่นเดียวกัน ถ้าขาดโดเมนไปชุมชนย่อมไร้ซึ่งพลังและแรงจูงใจ ถ้าขาดความเป็นชุมชน สมาชิกย่อมไม่มีความสนิทสนมและไว้วางใจซึ่งกันและกัน ทำให้การแลกเปลี่ยนความรู้เป็นไปอย่างไม่จริงใจเท่าที่ควร และสุดท้ายถ้าขาดแนวปฏิบัติไป ชุมชนอาจเป็นได้แค่เครือข่ายที่ไม่เป็นทางการที่ไม่สามารถพัฒนาองค์ความรู้ได้ดีเท่าที่ควร
นอกจากจะต้องมีครบทั้งสามองค์ประกอบแล้ว CoP ที่เปี่ยมด้วยพลังและความเข้มแข็งจะต้องพัฒนาองค์ประกอบทั้งสามด้านอย่างสมดุล เปรียบได้กับเก้าอี้สามขาที่มีขายาวเท่าๆกัน กันทั้งสามขา ถ้าหากขาใดขาหนึ่งยาวหรือสั้นกว่าอีกขาหนึ่ง เก้าอี้ตัสนั้นย่อมโครงเครง ไม่มีหลักเท่าที่ควร แต่ก็สามารถตั้งตรงได้อยู่ แต่เมื่อใดที่มีอะไรมากระทบอย่างรุนแรง เก้าอี้ตัวนั้นก็มีโอกาสล้มลงได้ทุกเมื่อ

แนวทางการพัฒนาระบบบริหารความรู้ (KM) ในองค์กร สารจาก นายแพทย์จรูญ ปิรยะวราภรณ์ ผู้ทรงคุณวุฒิฯ (นายแพทย์ 10)

กรมควบคุมโรคได้ดำเนินนโยบายพัฒนาองค์กรและบุคลากรตลอดมาตั้งแต่ พ.ศ. 2545 เริ่มจากการพัฒนาระบบการบริหารจัดการโดยมุ่งเน้นผลสัมฤทธิ์ (Result Based Management) การพัฒนาเครื่องมือและกลไกการบริหารจัดการสำหรับประยุกต์ใช้กับทุกหน่วยงาน ได้แก่ การจัดทำ Balanced Scorecard และตัวชี้วัด (KPIs) ตามวิสัยทัศน์ พันธกิจ การพัฒนาระบบสมรรถนะบุคลากร (Competency System) การจัดให้มีการบันทึกรวบรวมผลการปฏิบัติงานและประเมินผลงานตามแนวทาง Performance Management การจัดทำฐานข้อมูลการใช้จ่ายงบประมาณและบุคลากรรองรับนโยบายการบริหารงบประมาณในระบบ GFMIS การจัดทำ Benchmarking ผลผลิตของงานแต่ละหน่วยงาน เพื่อมุ่งเน้นให้เกิดคุณภาพผลผลิตและส่งผลให้เกิดการวิเคราะห์ความต้องการในการพัฒนาสมรรถนะบุคลากรอย่างต่อเนื่อง ดังนั้นเพื่อเป็นการเชื่อมต่อสนับสนุนนโยบายกรมฯ และทิศทางการบริหารดังกล่าว
เพื่อให้เป็นไปตามพระราชกฤษฎีกาว่าด้วยหลักเกณฑ์และวิธีการบริหารจัดการกิจการบ้านเมืองที่ดี พ.ศ. 2546 และเจตนารมย์ของรัฐบาลในการพัฒนาประสิทธิภาพการปฏิบัติราชการ กรมควบคุมโรคได้เห็นชอบให้จัดตั้ง “สำนักจัดการความรู้” (Knowledge Management Bureau) ตามคำสั่งกรมควบคุมโรคที่ 22/2548 ลงวันที่ 5 มกราคม 2548 เรื่อง จัดตั้งสำนักจัดการความรู้ คณะกรรมการและคณะทำงาน โดยให้มีหน้าที่ กำหนดแนวทางจัดทำ Roadmap ของกรมฯ สู่ความเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ด้านการเฝ้าระวัง ป้องกัน ควบคุมโรคและจัดทำข้อเสนอแนะทางวิชาการแก่ผู้บริหารกรมฯ โดยมีผมเป็นประธานคณะกรรมการ KM ของกรมฯ ที่ปรึกษาและคณะกรรมการประกอบด้วย ผู้บริหารระดับสูงและผู้ทรงคุณวุฒิ
ตลอดจนผู้บริหารหน่วยงานร่วมเป็นคณะกรรมการและคณะทำงานในการขับเคลื่อนให้กรมควบคุมโรคมี “การจัดการความรู้” กันอย่างกว้างขวาง ซึ่งความหมายของมันคือ ความรู้สำหรับการปฏิบัติ (Actionable Knowledge) เน้นความรู้ที่ผ่านการปฏิบัติหรือการทำงานซึ่งสำคัญต่อการพัฒนาขีดความสามารถของ องค์กรและบุคลากร โดยมีกระบวนการสรรหาความรู้ ถ่ายทอด แบ่งปันไปยังบุคลากรกลุ่มเป้าหมายอย่าง ถูกต้อง เหมาะสม อย่างต่อเนื่องเพื่อการพัฒนาผลสัมฤทธิ์ของงานและคุณค่าผลผลิตงานต่อประชาชนและนำไปสู่การเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้

KM Model “ปลาทู”

KM Model “ปลาทู” ซึ่งในปลาทู 1 ตัว แบ่งออกเป็น 3 ส่วน ดังนี้
ส่วนหัว เปรียบเสมือน เป้าหมายของการทำ KM (Knowledge Vision: KV) ต้องตอบได้ว่าจะทำ KM ไปทำไม
ส่วนกลางตัว เปรียบเสมือน การแบ่งปันความรู้ (Knowledge Sharing: KS) ซึ่งถือเป็น “หัวใจ” ให้ความสำคัญกับการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ช่วยเหลือเกื้อกูลซึ่งกันและกัน (Share and Learn)
ส่วนหาง เปรียบเสมือนคลังความรู้ (Knowledge Assets: KA) สร้างคลังความรู้ เชื่อมโยงเครือข่าย ประยุกต์ใช้ ICT การ “สะบัดหาง” จะเป็นการสร้างพลังจากชุมชนแห่งคนที่เป็นเครือข่ายในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้กัน (KS Community of Practices: CoPs)

ขั้นตอนในการจัดทำ KM มีดังนี้
1. กำหนด KV โดย KV ที่ดีจะต้องตอบสนองต่อวิสัยทัศน์ พันธกิจขององค์กร ไม่ยึดติด ไม่มีสูตรตายตัว ปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสมและสถานการณ์อย่างเป็นระบบ
2. จัดทำตารางแห่งอิสรภาพ เพื่อใช้เป็นเครื่องมือร่วมกันในการประเมินสถานะความรู้ของ องค์กรในประเด็นที่สำคัญ เป็นแผนภูมิ “ธารปัญญา” และแผนภูมิ “ขั้นบันได” เพื่อนำสู่การทำ KS และ KA อย่างเหมาะสม
3. ดำเนินการสร้างโอกาสให้เกิด KS ในประเด็นความรู้ต่างๆ ภายในหน่วยงาน และข้ามหน่วยงาน จะต้องมีการเรียนรู้ร่วมกันและแบ่งปันกัน เพื่อให้งานบรรลุเป้าหมาย
4. การนำความรู้ที่ได้จากการแบ่งปันกัน มาจัดทำเป็น KA คือส่วนที่สำคัญที่สุด ที่จะทำให้ KM มีพลัง ทำอย่างไรให้ความรู้ออกมาเป็นความรู้เด่นชัด ใครจะเป็นคนถอดความรู้ ทั้งนี้ในขั้นแรกควรให้จัดทำเป็นบันทึกเรื่องเล่า จัดเก็บ และเผยแพร่อย่างเป็นระบบ เพื่อให้คนในองค์กรสามารถใช้ประโยชน์ได้โดยง่าย

การจัดการความรู้คืออะไร

การจัดการความรู้ (Knowledge Management : KM)
การจัดการความรู้ คือ การรวบรวมองค์ความรู้ที่มีอยู่ในส่วนราชการซึ่งกระจัดกระจายอยู่ในตัวบุคคลหรือเอกสาร มาพัฒนาให้เป็นระบบ เพื่อให้ทุกคนในองค์กรสามารถเข้าถึงความรู้ และพัฒนาตนเองให้เป็นผู้รู้ รวมทั้งปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ อันจะส่งผลให้องค์กรมีความสามารถในเชิงแข่งขันสูงสุด โดยที่ความรู้มี 2 ประเภท คือ
1. ความรู้ที่ฝังอยู่ในคน (Tacit Knowledge) เป็นความรู้ที่ได้จากประสบการณ์ พรสวรรค์หรือสัญชาติญาณของแต่ละบุคคลในการทำความเข้าใจในสิ่งต่าง ๆ เป็นความรู้ที่ไม่สามารถถ่ายทอดออกมาเป็นคำพูดหรือลายลักษณ์อักษรได้โดยง่าย เช่น ทักษะในการทำงาน งานฝีมือ หรือการคิดเชิงวิเคราะห์ บางครั้ง จึงเรียกว่าเป็นความรู้แบบนามธรรม
2. ความรู้ที่ชัดแจ้ง (Explicit Knowledge) เป็นความรู้ที่สามารถรวบรวม ถ่ายทอดได้ โดยผ่านวิธีต่าง ๆ เช่น การบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร ทฤษฎี คู่มือต่าง ๆ และบางครั้งเรียกว่าเป็นความรู้แบบรูปธรรม

8 ขั้นตอน การนำ KM สู่การปฎิบัติ Steps KM-Implementation

ไม่ว่าจะทำการศึกษาวิธีการนำการจัดการองค์ความรู้ หรือ Knowledge Management, KM มาประยุกต์ใช้ในงานองค์กร จากหนังสือหรือจากอินเทอร์เน็ต จะมีขั้นตอนการปฏิบัติที่หลากหลาย แล้วแต่ระดับของการประยุกต์ใช้งาน และจุดมุ่งเน้นของแต่ละคน

นักปฏิบัติและมาตรฐานด้าน KM ได้เสนอแนวทางการนำมาประยุกต์ใช้ในองค์กรโดยละเอียดหลายเรื่อง เช่น ในหนังสือ The Knowledge Management Toolkit เขียนโดย Amrit Tiwana มีขั้นตอนในการสร้าง KM ในองค์กร 10 ขั้นตอน

ในหนังสือ Knowledge Management Case Book ซึ่งมี Thomas H.Davenport และ Gilbert J.B. Probst เป็นบรรณาธิการ ได้กล่าวถึง 6 ขั้นตอนเชิงกลยุทธ์ของกระบวนการจัดการองค์ความรู้ หากศึกษาผ่านอินเทอร์เน็ตหรือหนังสือด้านวิศวกรรม การจัดการองค์ความรู้ (Knowledge Engineering) ได้กล่าวถึงโมเดล Comon KADS เป็นแนวทางในการวิเคราะห์ และประยุกต์ใช้งานในองค์กร

อย่างไรก็ตาม การศึกษาแนวทางการสร้าง KM ในองค์กรเป็นหน้าที่ของที่ปรึกษา หรือผู้เชี่ยวชาญ บทบาทของผู้บริหารโครงการ KM ในการนำมาสู่การปฏิบัติ และการสื่อสารในองค์กร ควรเลือกใช้หรือประยุกต์กระบวนการให้เหมาะสม และง่ายต่อความเข้าใจในองค์กร อุปสรรคที่ทำให้การสร้าง KM ในองค์กรไม่สำเร็จ มีสาเหตุหลักๆ ดังนี้

องค์กรไม่มีความต้องการแรงจูงใจ หรือแรงกระตุ้น และเห็นประโยชน์ของ KM เพียงพอ ตอนจัดทำโครงการ KM ไม่ได้มีการกำหนดองค์ความรู้ขององค์กรที่สอดคล้องกับธุรกิจและงานปฏิบัติการขององค์กร ซึ่งส่งผลให้เมื่อสร้าง KM แล้วมีส่วนส่งเสริมต่อความสำเร็จขององค์กรน้อยมาก

ผู้นำระดับสูงในองค์กรไม่เข้าใจ และไม่ให้การสนับสนุน ทำให้การสร้าง KM ในองค์กรเป็นไปได้ยาก ในองค์กรยังไม่มีค่านิยม และการปลูกฝังวัฒนธรรมการเรียนรู้ และการแลกเปลี่ยนความรู้

การจัดการองค์ความรู้ในองค์กรไม่ได้เชื่อมโยงไปสู่เป้าหมายเชิงธุรกิจขององค์กร ไม่มีการวัดผลการดำเนินการจัดการองค์ความรู้ ทำให้ไม่สามารถปรับปรุงพัฒนาได้ ไม่มีระบบที่เอื้อต่อการสร้างบรรยากาศ การเรียนรู้ และการสร้างองค์ความรู้ในองค์กร เช่น การให้รางวัลทั้งในรูปแบบที่เป็นตัวเงิน และไม่เป็นตัวเงิน
สำหรับ 8 ขั้นตอน ของการนำ KM ไปสู่การปฏิบัติ มีดังนี้

ขั้นที่ 1 กำหนดและสร้างทีมงานจัดการองค์ความรู้ในองค์กร (Knowledge Management Team) ซึ่งเป็นผู้ที่รับผิดชอบในการสร้าง KM ในองค์กร เชื่อมโยงกับเป้าหมายของผู้นำองค์กร ผู้บริหารโครงการมีทีมงานที่หลากหลายตามลักษณะการดำเนินขององค์กร โดยหลักการจะมีผู้ที่จัดการองค์ความรู้เฉพาะด้าน (Subject Manager), ผู้เชื่อมโยงองค์ความรู้จากหลายกลุ่มผู้เชี่ยวชาญไปยังผู้ใช้ที่ต้องการ (Knowledge Broker), ผู้เชี่ยวชาญกระบวนการ KM ซึ่งทำหน้าที่เป็นโค้ชในองค์กร (KM Coordinator), และที่ปรึกษา (KM Project Consultant)

ขั้นที่ 2 กำหนดกลยุทธ์ KM ขององค์กร โดยการศึกษากลยุทธ์ขององค์กรว่ามีสาระสำคัญด้านใดบ้าง ดำเนินการวิเคราะห์โอกาสและองค์ความรู้ที่จำเป็นต่อความสำเร็จขององค์กรทั้งทางด้านธุรกิจและงานปฏิบัติการ เลือกองค์ความรู้ที่มีผลกระทบต่อความสำเร็จขององค์กรสูงสุด เพื่อคัดเลือกมาดำเนินการเป็นโครงการนำร่อง

ขั้นที่ 3 ดำเนินการสำรวจระบบการจัดการองค์ความรู้ที่มีอยู่แล้วในองค์กร เช่น ระบบฐานข้อมูล ระบบ IT เพื่อทำการต่อยอดโดยไม่ต้องเสียเวลาสร้างขึ้นมาใหม่

ขั้นที่ 4 คัดเลือกโครงการนำร่อง (Quick Win-KM Projects) ให้เลือกโครงการนำร่อง 2-3 โครงการ ตามความเหมาะสมของระดับความยากง่ายของโครงการและความพร้อมของทีมงาน และความเชี่ยวชาญที่มีอยู่ การที่มุ่งเน้นเพียงโครงการนำร่องจะมีโอกาสสำเร็จสูง และสามารถสร้างความเชื่อมั่น และเห็นผลประโยชน์ของ KM ชัดเจนขึ้น จับต้องได้มากขึ้น

ขั้นที่ 5 สร้างโครงสร้างการจัดการ KM ในองค์กร การจัดการองค์ความรู้ในองค์กรจำเป็นต้องได้รับการสนับสนุนจากผู้นำองค์กร และผู้เชี่ยวชาญในแต่ละด้าน เพื่อสร้างองค์ความรู้แลกเปลี่ยน และใช้องค์ความรู้ให้เกิดประโยชน์

การเชื่อมโยงองค์ความรู้ในองค์กรจำเป็นต้องสร้างระบบพื้นฐาน เช่น ระบบ IT และเครือข่ายรองรับ เครือข่ายที่เกี่ยวข้องกับคนที่จะเข้ามาใช้ และแลกเปลี่ยนองค์ความรู้ อาจใช้หลักการชุมชนนักปฏิบัติ หรือ Community of Practice, COP ส่วนระบบโครงสร้าง IT จะช่วยเชื่อมโยงเครือข่ายและชุมชนเข้าด้วยกัน และจัดการระบบข้อมูล เพื่อสนับสนุนกระบวนการจัดการองค์ความรู้ในองค์กร ปัจจัยแห่งความสำเร็จไม่ใช่อยู่ที่กระบวนการจัดการองค์ความรู้ที่ดี แต่อยู่ที่โครงสร้างการจัดการ วิธีบริหารการเปลี่ยนแปลง (Change Management) การปลูกฝังวัฒนธรรม การเรียนรู้และแบ่งปันความรู้ โดยมีระบบการบริหารงานบุคคล คือ การประเมินผลและการให้รางวัล ทั้งในรูปแบบที่เป็นตัวเงิน และไม่เป็นตัวเงิน

เมื่อมีการจัดตั้งระบบ KM แล้วเสร็จ อาจจะมีการโอนงานจากการบริหารงานโครงการสู่การบริหารงานแบบกระบวนการ โดยการจัดตั้งศูนย์กลางความรู้ขององค์กรดำเนินการจัดการองค์ความรู้ในองค์กรต่อไป

ขั้นที่ 6 กำหนดเทคโนโลยีสนับสนุนการจัดการ KM ตั้งแต่การจัดเก็บ การจัดระบบ การสืบค้น และการค้นหาองค์ความรู้ที่ต้องการใช้ประโยชน์ ดังนั้น ระบบ IT และเครือข่ายจึงมีสาระสำคัญในการสนับสนุน KM ทั้งอยู่ในรูปแบบ พอร์ทอล (Portal) ขององค์กร และของบุคคล (Personal Portal) และระบบสื่อสาร เช่น โทรศัพท์, เทเลคอนเฟอเร็นซ์, อีเมลและระบบรองรับการทำงานร่วมกัน (Collaboration)

ขั้นที่ 7 กำหนดแผนปฏิบัติการหลัก เพื่อเป็นศูนย์กลางและเป็นวาระขององค์กรในการจัดการสร้าง KM ให้เกิดขึ้นจริงในองค์กร สามารถแบ่งได้เป็น 2 ลักษณะหลักๆ คือ การบริหารโครงการ KM และการบริหารการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในองค์กร

ขั้นที่ 8 การติดตาม ควบคุม และเปิดโครงการ โดยธรรมชาติของการเปลี่ยนแปลง การจัดการองค์ความรู้ในองค์กรไม่มีวันจบสิ้น อย่างไรก็ตามการดำเนินการต้องมีการติดตามผลควบคุม จากตัวชี้วัดความสำเร็จ โดยเฉพาะโครงการนำร่อง ว่า KM สามารถก่อให้เกิดประสิทธิผล (Effective ness) ประสิทธิภาพ (Efficiency) และผลิตผล (Productivity) ที่สูงขึ้นในองค์กรได้หรือไม่ และกระบวนการ KM เกิดขึ้นจริงในองค์กรหรือไม่ เช่น อัตราการเติบโตขององค์ความรู้ใหม่ในองค์กร การเข้ามาใช้ฐานข้อมูล ความรู้ในองค์กรมีอัตราการใช้งานอย่างไร

เมื่อโครงการนำร่องบรรลุเป้าหมายจะมีการทบทวน กระบวนการทำงานทั้งหมด ทั้งในส่วนที่สำเร็จ และบทเรียนที่เกิดขึ้น เพื่อนำมาเป็นข้อมูลป้อนกลับ ปรับปรุงกระบวนการให้ดียิ่งขึ้นต่อไป

จะเห็นว่า แนวทางการจัดตั้ง KM ในองค์กรทั้ง 8 ขั้นตอน ไม่ยาก แต่สิ่งที่ยากกว่า คือ การเริ่มลงมือปฏิบัติและสร้างสรรค์ให้เป็นจริง โดยมีความมุ่งมั่นที่จะร่วมมือร่วมใจกันฟันฝ่าอุปสรรคสู่ความสำเร็จให้จงได้

(จาก ผู้จัดการรายสัปดาห์ 15 ตุลาคม 2547)

เทคโนโลยีสารสนเทศกับการจัดการความรู้

ในเรื่องของการจัดการความรู้นั้น มีงานวิจัยจำนวนมากที่พยายามอธิบายความสัมพันธ์และบทบาทของเทคโนโลยีสารสนเทศกับการจัดการความรู้ ดังที่ปรากฏว่าเป็นเรื่องราวจำนวนมากที่แสดงถึงความสำเร็จในการจัดการความรู้ขององค์กรผ่านการใช้ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ แม้ว่าการจัดการความรู้จะเป็นกระบวนการไม่ใช่เทคโนโลยีแต่เทคโนโลยีกลับถูกคาดหมายว่าเป็นปัจจัยแห่งความสำคัญอย่างหนึ่งที่จะช่วยให้การจัดการความรู้ประสบความสำเร็จองค์กรส่วนใหญ่จึงมีการจัดสรรงบประมาณในการนำเทคโนโลยีที่เหมาะสมมีผลต่อความสำเร็จในระบบการจัดการความรู้เข้ามาเป็นเครื่องมือช่วยในการจัดการความรู้ทั้งในส่วนของพนักงานและองค์กร

เทคโนโลยีสารสนเทศที่เกี่ยวข้องและมีบทบาทในการจัดการความรู้ประกอบด้วยเทคโนโลยีการสื่อสาร (Communication Technology) เทคโนโลยีการทำงานร่วมกัน (Collaboration Technology) และเทคโนโลยีการจัดเก็บ (Storage technology)

• เทคโนโลยีการสื่อสาร ช่วยให้บุคลากรสามารถเข้าถึงความรู้ต่างๆ ได้ง่ายขึ้น สะดวกขึ้น รวมทั้งสามารถติดต่อสื่อสารกับผู้เชี่ยวชาญในสาขาต่างๆ ค้นหาข้อมูล สารสนเทศและความรู้ที่ต้องการได้ผ่านทางเครือข่ายอินทราเน็ต เอ็กซ์ตราเน็ตหรืออินเทอร์เน็ต

• เทคโนโลยีสนับสนุนการทำงานร่วมกัน ช่วยให้สามารถประสานการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดอุปสรรค์ในเรื่องของระยะทาง ตัวอย่างเช่นโปรแกรมกลุ่ม groupware ต่างๆ หรือระบบ Screen Sharing เป็นต้น

• เทคโนโลยีในการจัดเก็บ ช่วยในการจัดเก็บและจัดการความรู้ต่างๆจะเห็นได้ว่าเทคโนโลยีที่นำมาใช้ในการจัดการความรู้ขององค์กรนั้นประกอบด้วยเทคโนโลยีที่สามารถครอบคลุมกระบวนการต่างๆ ในการจัดการความรู้ให้ได้มากที่สุดเท่าที่เป็นไปได้เช่นมีระบบฐานข้อมูลและระบบการสื่อสารที่ช่วยในการสร้าง ค้นหา แลกเปลี่ยน จัดเก็บความรู้ อย่างไรก็ตามในปัจจุบันมีซอฟต์แวร์ที่เกี่ยวข้องกับการจัดการความรู้โดยเฉพาะที่เรียกว่า Know-ware เช่น ระบบ Electronic document management หรือ Enterprise knowledge portal

อินเทอร์เน็ตกับบทบาทสำคัญในการจัดการความรู้

อินเทอร์เน็ตเป็นแหล่งความรู้ที่ใหญ่ที่สุดในโลก โปรแกรมค้นหาช่วยในการค้นหาข้อมูลและความรู้ที่ต้องการจากอินเทอร์เน็ตได้อย่างรวดเร็ว แม้ว่าจะข้อมูลที่ไม่ตรงกับความต้องการนักก็ตาม ในการจัดการความรู้แล้วอินเทอร์เน็ตกลายเป็นเครื่องมือสำคัญในการค้นหาข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่งการค้นหาจากคำสำคัญในฐานข้อมูลความรู้ต่างๆ ดังเห็นได้ว่ามหาวิทยาลัยชั้นนำของโลกมีระบบฐานข้อมูลความรู้สนับสนุนการศึกษาและวิจัยจำนวนมาก การเข้าถึงข้อมูลที่เป็นความรู้ได้มากกว่าย่อมหมายความว่าโอกาสในการเรียนรู้มีมากกว่า

อินเทอร์เน็ตช่วยให้การแลกเปลี่ยนความรู้ทำได้รวดเร็วและง่าย อินเทอร์เน็ตช่วยในการกระจายความรู้ในกลุ่มเป้าหมายที่กว้างมากขึ้น อินเทอร์เน็ตช่วยลดปัญหาและข้อจำกัดในเรื่องของระยะทางและเวลา เช่นสามารถแลกเปลี่ยนความรู้และข้อมูลผ่านระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์หรือกระดานข่าวกับกลุ่มเป้าหมายแบบเฉพาะเจาะจงหรือบุคคลทั่วไปก็ได้

เมื่อข้อมูลหรือสารสนเทศมีขนาดที่ใหญ่ขึ้นการจัดเก็บก็จำเป็นต้องมีความซับซ้อนมากตามไปด้วยดังเห็นได้จากรูปแบบและกรรมวิธีของการจัดเก็บที่จัดเก็บแบบแฟ้มตัวอักษรมาเป็นระบบฐานข้อมูลทั้งขนาดเล็ก กลางและใหญ่ ระบบดาต้าแวร์เฮาส์ (Data warehouse) และระบบดาต้าไมน์นิ่ง (Data mining) และในอนาคตคงมีระบบจัดการข้อมูลที่มีความซับซ้อนมากกว่านี้ ท่านผู้อ่านลองจินตนาการว่าหากไม่มีเทคโนโลยีสารสนเทศแล้วข้อมูลต่างๆ จะจัดเก็บกันในรูปแบบไหน และความยากง่ายในการค้นหาและดึงข้อมูลเหล่านั้นมาใช้จะเป็นอย่างไร องค์กรที่ประสบความสำเร็จส่วนใหญ่เป็นองค์กรที่สามารถนำข้อมูลมาวิเคราะห์เพื่อสร้างความรู้ใหม่เพื่อให้เกิดความได้เปรียบในการแข่งขัน เช่นห้างสรรพสินค้านำข้อมูลการขายมาวิเคราะห์และสร้างเป็นความรู้ใหม่เกี่ยวกับลูกค้าและรายการสินค้าทำให้รู้ว่าลูกค้าต้องการสินค้าประเภทไหน ปริมาณมากน้อยเท่าไหร่ สินค้าแต่ละชนิดมีความสัมพันธ์กันอย่างไร ห้างสรรพสินค้านั้นก็สามารถนำความรู้นั้นมาใช้ในปรับเปลี่ยนกลยุทธ์ และการดำเนินการเพื่อให้สามารถบรรลุวัตถุประสงค์ตามที่ต้องการได้

ดังนั้นเทคโนโลยีจึงมีบทบาทสำคัญในเรื่องของการจัดการความรู้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งอินเทอร์เน็ตที่เป็นเทคโนโลยีที่เชื่อมคนทั่วโลกเข้าด้วยกันทำให้กระบวนการแลกเปลี่ยนความรู้ (knowledge transfer) ทำได้ดียิ่งขึ้น อีกทั้งเทคโนโลยียังช่วยให้การนำเสนอสามารถเลือกได้หลายรูปแบบเช่นตัวอักษร รูปภาพ แอนนิเมชั่น เสียง วิดีโอ ซึ่งช่วยให้การเรียนรู้ทำได้ง่ายยิ่งขึ้น เทคโนโลยีสารสนเทศยังสามารถช่วยในการจัดเก็บและดูแลปรับปรุงความรู้และสารสนเทศต่างๆ (knowledge storage and maintenance) เทคโนโลยีช่วยลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินการในกระบวนการจัดการความรู้ด้วย จึงนับได้ว่าเทคโนโลยีจึงเป็นเครื่องมือสนับสนุนและเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการจัดการความรู้

อย่างไรก็ตามการเน้นเฉพาะที่เทคโนโลยีหรืออินเทอร์เน็ตโดยปราศจากความสนใจในการพัฒนาคุณภาพของบุคลากรและวัฒนธรรมขององค์กรแล้ว การดำเนินการจัดการความรู้ให้ประสบความสำเร็จก็เป็นไปได้ยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพนักงานไม่เข้าใจและสนใจในการใช้เทคโนโลยีในการจัดการความรู้แล้วก็อาจเป็นการลงทุนที่สูญเปล่าได้